Organization Structure and Design
Mari kita coba memahami istilah “Desain dan Struktur Organisasi”. Struktur bangunan apa pun tergantung pada alas atau fondasinya. Fondasi yang kuat dan struktur dasar sangat penting untuk membuat bangunan menjadi kuat. Meskipun dimungkinkan untuk mendesain ulang dan merestrukturisasi bangunan, jika alasnya lemah, seluruh struktur bangunan akan menjadi tidak stabil.
Definition
Seperti yang dinyatakan di atas, struktur organisasi adalah sistem yang menggambarkan tingkatan organisasi dalam hal fungsi, peran, tanggung jawab, pengawasan, dll. Yang berbeda menunjukkan perhatian yang berbeda termasuk peran yang berbeda dari karyawan, deskripsi pekerjaan, fungsi pekerjaan, otoritas pengambilan keputusan , struktur pelaporan, alokasi tugas di departemen, individu, tim proyek, cabang, dll.
Struktur organisasi juga menentukan aliran informasi antara berbagai tingkat organisasi, kejelasan pekerjaan setiap karyawan, dan kesesuaiannya dalam keseluruhan sistem yang memotivasi karyawan untuk bekerja secara efisien dengan menjaga semangat kerja mereka tetap tinggi: karenanya, meningkatkan produktivitas keseluruhan organisasi.
Organizational Structure Is Of Two Types
1. Centralized Structure
Dalam jenis struktur organisasi ini, semua keputusan, serta proses, ditentukan dan ditangani oleh manajemen puncak. Karyawan dan manajer bertanggung jawab atas keberhasilan implementasi keputusan dan harus mengikutinya. Karyawan yang berada di bagian bawah rantai komando memainkan peran minimal dalam proses pengambilan keputusan. Beberapa contoh nyata dari organisasi semacam itu adalah Angkatan Darat, perusahaan seperti Flipkart, Apple, McDonald’s, dll. Di mana kekuatan pengambilan keputusan berada di tingkat atas dan ada rantai atau hierarki yang luas dari manajer dan bawahan. Dengan demikian, struktur terpusat memiliki pendekatan top-down untuk aliran keputusan.
2. Decentralized Organization Structure
Dalam jenis organisasi seperti itu, tugas sehari-hari dan proses pengambilan keputusan didelegasikan kepada supervisor di tingkat menengah dan bawah oleh manajemen puncak untuk pengambilan keputusan yang cepat dan efektif serta untuk meningkatkan efisiensi. Dengan membiarkan eksekutif tingkat menengah dan bawah terjun dalam proses pengambilan keputusan, manajemen puncak dapat berfokus pada keputusan besar lainnya. Ini juga meningkatkan tanggung jawab dan accountibility karyawan.
Organizational Design
Dalam istilah yang lebih sederhana, “Desain Organisasi” mengacu pada pendefinisian, perancangan, dan penataan ulang struktur organisasi. Proses desain organisasi ditujukan untuk menemukan semua jenis elemen yang cacat atau tidak berfungsi terkait dengan sistem organisasi, struktur organisasi, proses, dan budaya kerja. Identifikasi elemen-elemen ini mengarah pada perbaikannya sehingga mereka dapat memenuhi tujuan organisasi dengan lebih baik.
Ini menjelaskan berbagai aspek seperti otoritas, tanggung jawab tugas dan batasannya, struktur pelaporan, kekurangan informasi, dll. Dengan bantuan desain organisasi, seseorang dapat mengidentifikasi dan menghilangkan segala jenis duplikasi dalam pekerjaan, pekerjaan yang tidak efisien, kesepakatan pelanggan yang buruk , permainan menyalahkan, hambatan dalam proses pengambilan keputusan, kekurangan dalam sistem, dan proses yang mengakibatkan penurunan efisiensi karyawan, kurangnya kepercayaan antara atasan dan bawahan, dll.
Kesimpulan:
Jadi, desain organisasi dan struktur organisasi saling terkait satu sama lain, namun memiliki sedikit perbedaan. Struktur organisasi merepresentasikan organisasi dalam bentuk yang tidak bergerak atau statis yang dapat disajikan melalui diagram, yang dikenal sebagai “Organogram”. Diagram atau bagan organisasi ini memberikan interpretasi yang mudah tentang berbagai fungsi organisasi dan hubungannya. Juga, mereka menunjukkan hierarki staf yaitu manajer, pemimpin, anggota tim lain, dan tingkat pengawasan.
DESAIN ORGANISASI YANG UMUM
- Simple Structure
Struktur sederhana(simple Structure) didefinisikan sebagai desain dengan Penentuan rendah, kendali luas, otoritas terpusat, dan sedikit formalisasi. Jenis desain ini sangat umum dalam bisnis kecil baru. Misalnya dalam bisnis dengan sedikit karyawan, pemilik cenderung menjadi manajer dan mengendalikan semua fungsi bisnis. Seringkali karyawan bekerja di semua bagian bisnis dan tidak hanya fokus pada satu pekerjaan, membuat sedikit departemen, jika ada. Dalam jenis desain ini biasanya tidak ada kebijakan dan prosedur standar. Ketika perusahaan mulai berkembang maka strukturnya cenderung menjadi lebih kompleks dan tumbuh dari struktur yang sederhana.
2. Functional Structure
Struktur fungsional(functional Structure) didefinisikan sebagai desain yang mengelompokkan spesialisasi pekerjaan yang serupa atau terkait. Ini adalah pendekatan fungsional untuk departementalisasi yang diterapkan ke seluruh organisasi.
3. Divisional Structure
Struktur divisi(Divisional Structure) terdiri dari unit yang terpisah. Dalam satu perusahaan mungkin ada banyak divisi yang berbeda dan setiap divisi memiliki tujuan masing-masing untuk dicapai. Seorang manajer mengawasi divisinya dan sepenuhnya bertanggung jawab atas berhasil atau tidaknya divisi tersebut. Ini membuat manajer lebih fokus pada hasil dengan mengetahui bahwa mereka akan dimintai pertanggungjawaban untuk mereka.
Contemporary Designs
- Team Structure
Struktur tim(Team Structure) adalah desain di mana organisasi terdiri dari tim, dan setiap tim bekerja menuju tujuan bersama. Karena organisasi terdiri dari beberapa grup untuk menjalankan fungsi perusahaan, tim harus bekerja dengan baik karena mereka bertanggung jawab atas kinerjanya. Dalam organisasi terstruktur tim tidak ada hierarki atau rantai komando. Oleh karena itu, tim dapat bekerja sesuai keinginan mereka, dan mencari cara yang paling efektif dan efisien untuk melakukan tugas mereka. Tim diberi kekuatan untuk menjadi seinovatif yang mereka inginkan. Beberapa tim mungkin memiliki ketua grup yang bertanggung jawab atas grup.
2. Matrix Structure
Struktur matriks(Matrix Structure) adalah struktur yang menugaskan spesialis dari departemen fungsional yang berbeda untuk mengerjakan satu atau lebih proyek. Dalam sebuah organisasi mungkin ada proyek berbeda yang terjadi sekaligus. Setiap proyek tertentu diberikan seorang manajer proyek dan dia memiliki tugas mengalokasikan semua sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tersebut. Dalam struktur matriks, sumber daya tersebut mencakup berbagai fungsi perusahaan seperti operasi, akuntansi, penjualan, pemasaran, teknik, dan sumber daya manusia. Pada dasarnya manajer proyek harus mengumpulkan spesialis dari setiap fungsi untuk mengerjakan sebuah proyek, dan menyelesaikannya dengan sukses. Dalam struktur ini terdapat dua manajer, yaitu manajer proyek dan manajer departemen atau manajer fungsional.
3. Project Structure
Struktur proyek(Project Structure) adalah struktur organisasi tempat karyawan terus mengerjakan proyek. Ini seperti struktur matriks, namun ketika proyek berakhir, karyawan tidak kembali ke departemennya. Mereka terus mengerjakan proyek dalam struktur seperti tim. Setiap tim memiliki karyawan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Setiap karyawan membawa keahlian khususnya ke tim. Setelah proyek selesai maka tim melanjutkan ke proyek berikutnya.
4. Autonomous Internal Units
Beberapa organisasi besar telah mengadopsi jenis struktur ini. Artinya, organisasi ini terdiri dari banyak unit bisnis terdesentralisasi independen, masing-masing dengan produk, klien, pesaing, dan sasaran keuntungannya sendiri. Tidak ada kontrol terpusat atau alokasi sumber daya.
5. Boudaryless Organization
Organisasi tanpa batas adalah organisasi yang desainnya tidak ditentukan oleh, atau terbatas pada, batas horizontal, vertikal, atau eksternal yang ditentukan oleh struktur yang telah ditentukan sebelumnya. Dengan kata lain, ini adalah desain yang tidak terstruktur. Struktur ini jauh lebih fleksibel karena tidak ada batasan yang harus dihadapi seperti rantai komando, departemen, dan hierarki organisasi. Alih-alih memiliki departemen, perusahaan telah menggunakan pendekatan tim. Untuk menghilangkan batasan, manajer dapat menggunakan struktur organisasi virtual, modular, atau jaringan. Dalam sebuah organisasi virtual, pekerjaan dialihdayakan jika diperlukan. Ada sejumlah kecil karyawan tetap, namun spesialis dipekerjakan ketika situasi muncul. Contohnya adalah subkontraktor atau freelancer. Organisasi modular adalah organisasi di mana manufaktur adalah bisnisnya. Jenis organisasi ini memiliki pekerjaan yang dilakukan di luar perusahaan dari pemasok yang berbeda. Setiap pemasok menghasilkan bagian tertentu dari produk akhir. Ketika semua bagian selesai, organisasi kemudian menyusun produk akhir. Organisasi jaringan adalah organisasi di mana perusahaan melakukan outsourcing fungsi bisnis utama mereka untuk lebih fokus pada apa yang mereka lakukan dalam bisnis.
SUMMARY:
Menurut saya banyak cara yang bisa dilakukan oleh suatu organisasi untuk mengatur/merancang struktur organisasi mereka tetapi mereka harus bisa mengadopsi salah satu cara dikarenakan tidak bisa mengadopsi semua cara karena akan ada kebingungan dalam organisasi tersebut.
Reference:
Stephen P. Robbins, Mary A.Coulter-Management(Global Edition)-Pearson(2017).pdf